So finden Sie das richtige Verwaltungssystem für Ihre Praxis

Praxisverwaltungssysteme (PVS) sind beinahe so zahlreich wie Sand am Meer: Mittlerweile gibt es über 200 verschiedene Softwaresysteme.¹ Da fällt den Praxisinhabern die Wahl eines geeigneten PVS oft nicht leicht.

Sechs Tipps für die Anschaffung eines PVS

Zu den Basisfunktionen eines PVS gehören die Online-Abrechnung mit der jeweiligen Kassenärztlichen Vereinigung sowie Terminplanung, Buchhaltung und die elektronische Kommunikation mit Kollegen.¹ Ebenfalls unerlässlich sind ein zuverlässiges Datenschutzkonzept gemäß IT-Grundschutzprofil sowie eine Verschlüsselungssoftware für Patient:innendaten.

Netzwerke sollten durch eine Desktop-Firewall geschützt werden.² Außerdem sollten Sie aber auch diese sechs wichtigen Tipps bei der Anschaffung eines PVS beachten:

1) Verschaffen Sie sich Klarheit über Ihre Anforderungen an das PVS

Nur wenn Sie wissen, was Sie brauchen, können Sie eine gute Entscheidung treffen. Dabei spielen einerseits Faktoren wie die Größe Ihrer Praxis sowie deren Organisationsform eine Rolle. Andererseits sollten Sie Aspekte wie notwendige Schnittstellen (beispielsweise für Geräte oder zur Übertragung von Labordaten) oder benötigte Module berücksichtigen.²

2) Denken Sie an die Zukunft

Ihr PVS sollte erweiterbar sein, um sich an wachsende Herausforderungen anpassen zu können – etwa wenn Sie Ihre Praxis vergrößern.² Auch neue Vorgaben seitens der Politik und der Kassenärztlichen Bundesvereinigung (KBV) machen von Zeit zu Zeit Neuerungen bei den PVS erforderlich. Hierzu zählten in der Vergangenheit beispielsweise die verpflichtende Einführung der elektronischen Patient:innenakte (ePA) im Juli 2021³ sowie die Integration der Kommunikation in der Medizin (KIM) in die bestehenden PVS seit Oktober 2021.^4,5

3) Welchen Service erwarten Sie?

Kleinere Anbieter können häufig flexibler auf Ihre Wünsche eingehen, während größere Anbieter mehr Sicherheit bieten.⁶ Klären Sie bereits im Vorfeld die Möglichkeiten zur Schulung Ihrer Mitarbeitenden, die Verfügbarkeit einer Hotline sowie den Ablauf der Fehlerbehebung im Falle eines Systemausfalls.²

4) Behalten Sie die Kosten im Blick und vergleichen Sie

Stellen Sie sicher, dass Sie die Kosten für alle Module beziehungsweise für das Komplettpaket sowie für die Hardware kennen. Achten Sie auch auf mögliche laufende Kosten. Kaufen Sie alles aus einer Hand. Dies kann zwar teurer sein als jede Komponente dort zu erwerben, wo sie am günstigsten ist, dafür haben Sie später aber nur eine Ansprechperson, falls es zu Problemen mit dem PVS kommt.⁶

5) Nutzen Sie die Informationen der Kassenärztlichen Vereinigungen

Ein Leitfaden der KBV zu den „Anforderungen an Hard- und Software in der Praxis“ enthält unter anderem auch eine Checkliste, die Ihnen helfen soll, Ihre Anforderungen an das PVS möglichst klar zu definieren.²

Auf der Internetseite der KBV finden Sie zudem aktuelle Hinweise und Tipps zu den PVS:

Darüber hinaus bieten auch regionale Kassenärztliche Vereinigungen (KV) Beratungen zum Thema PVS an, wie beispielsweise die KV Baden-Württemberg.⁷

6) Erst testen, dann kaufen

Nutzen Sie die Möglichkeit, eine kostenlose Demoversion zu installieren und das PVS zu testen. Auch wenn Sie der Chef oder die Chefin sind: Beziehen Sie Ihr Praxisteam in den Test mit ein und berücksichtigen Sie dessen Meinung zum PVS.⁶

Unabhängig von Ihren Anforderungen an ein PVS: Es muss in jedem Fall durch die KBV zugelassen sein. Dies gilt ebenso für Arzneimitteldatenbanken.² Listen mit den zugelassenen PVS veröffentlicht die KBV auf ihrer Homepage. Den Link dorthin finden Sie hier:

Auch das Internet bietet eine Fülle von Informationen, die Ihnen die Wahl eines geeigneten Systems erleichtern sollen (siehe Servicebox).

Fazit

Die Wahl des richtigen PVS stellt Sie als Ärzt:innen einerseits aufgrund der großen Anzahl angebotener Systeme vor eine Herausforderung. Andererseits bietet die Vielfalt der verfügbaren Angebote aber auch die Chance, ein möglichst passgenaues System für Ihre Praxis zu finden.⁶